Jednolity plik kontrolny (JPK) został wprowadzony na podstawie art. 193a dodanego do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2015, poz. 613, z późn. zm.) w drodze ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa i niektórych innych ustaw (Dz.U. 2015, poz. 1649) i w przypadku części podmiotów obowiązuje już od 1 lipca 2016 r. Czym jest JPK i dlaczego został wprowadzony?
Jednolity plik kontrolny — co to jest?
Wprowadzony przez Ministerstwo Finansów jednolity plik kontrolny jest rozwiązaniem informatycznym, którego zadaniem jest zwiększenie efektywności działania organów podatkowych i kontroli skarbowej. Na JPK składają się najważniejsze dane podatkowe przedsiębiorstwa, które należy rozumieć jako księgi wraz z dokumentami księgowymi stworzone przy wsparciu odpowiednich programów komputerowych. Co jeszcze warto wiedzieć na temat JPK?
JPK tworzony jest z różnorodnych zbiorów danych (struktur), które muszą być wygenerowane przez przedsiębiorcę zgodnie ze specjalnym schematem XML. Przygotowanie struktur w jednolitym standardzie ma na celu ułatwić organom kontroli skarbowej ich swobodną analizę. Dane podatkowe znajdujące się w JPK są wysyłane przez przedsiębiorców bezpośrednio do Ministerstwa Finansów, które następnie odsyła zbiory danych do odpowiednich organów podatkowych i skarbowych.
Cel wprowadzenia JPK
Wprowadzenie JPK miało przynieść korzyści zarówno organom podatkowym, jak i samym przedsiębiorcom. Głównymi rezultatem wprowadzenia JPK jest uproszczenie oraz skrócenie kontroli podatkowej i w konsekwencji zmniejszenie ich uciążliwości dla przedsiębiorców oraz zmniejszenie kosztów związanych z kontrolą. Niemniej jednak najważniejszą zaletą jest zwiększenie efektywności przeprowadzanych kontroli.
Przez wprowadzenie JPK namierzenie m.in. pustych faktur stało się znacznie prostsze, dzięki czemu ograniczone zostały wyłudzenia podatkowe. Warto również zwrócić uwagę, że przeprowadzenie kontroli przez organ podatkowy drogą elektroniczną w wielu przypadkach pozwala na rezygnację z przeprowadzenia fizycznej kontroli w przedsiębiorstwie. Innymi słowy, sprawnie funkcjonujący JPK w teorii gwarantuje łatwiejsze prowadzenie działalności gospodarczej.
Jakich podmiotów dotyczy JPK?
Rodzaj obowiązku związanego z JPK i data jego wejścia w życie została uzależniona od wielkości danego podmiotu i tego, czy jest on czynnym płatnikiem VAT.
Informacje związane z podatkiem VAT muszą być przesyłane co miesiąc, a obowiązek dotyczy tylko podmiotów, które są czynnymi płatnikami VAT, przy czym organ administracji skarbowej nie musi się zwracać o te dane. Pozostałe informacje są przekazywane w ramach JPK wyłącznie na żądanie administracji skarbowej. Obowiązek udostępnienia tych danych dotyczy wszystkich podmiotów, nie tylko czynnych płatników VAT.
Obowiązki związane z JPK dotyczą podmiotów prowadzących księgowość w formie elektronicznej za pomocą programów komputerowych. Warto jednak mieć na uwadze, że za program komputerowy uznaje się nie tylko oprogramowanie przeznaczone do fakturowania, prowadzenia księgowości czy zarządzania gospodarką magazynową, ale również zwykłe programy biurowe. Dotyczy to m.in. popularnego MS Excel czy bezpłatnego LibreOffice Calc.
Obowiązki związane z JPK wprowadzane były stopniowo, od podmiotów największych do najmniejszych.
Do przekazywania plików JPK na żądanie organów skarbowych (Krajowej Administracji Skarbowej) są zobowiązane:
— duże przedsiębiorstwa od 1 lipca 2016 r.;
— małe i średnie przedsiębiorstwa oraz mikroprzedsiębiorstwa od 1 lipca 2018 r.
Obowiązkiem comiesięcznego przekazywania pliku JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) są objęte:
— duże przedsiębiorstwa od 1 lipca 2016 r.;
— małe i średnie przedsiębiorstwa od 1 stycznia 2017 r.;
— mikroprzedsiębiorstwa od 1 lipca 2018 r.
1 stycznia 2018 r. na wszystkich podatników VAT został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. W związku z tym obowiązek przekazywania co miesiąc JPK-VAT dotyczy od 1 stycznia 2018 r. wszystkich czynnych płatników podatku VAT.
Zbiory danych (struktury) w ramach JPK
Wszystkie zawarte w JPK księgi podatkowe wraz z dowodami księgowymi uporządkowane są w określone struktury. Obecnie JPK generowany jest z siedmiu podstawowych struktur (zbiorów danych). To, które struktury powinny znaleźć się w wysłanym do MF pliku, jest uzależnione od specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Struktury JPK to:
— księgi rachunkowe (JPK_KR),
— wyciąg bankowy (JPK_WB),
— magazyn (JPK_MAG),
— ewidencja zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT),
— faktura VAT (JPK_FA),
— podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR),
— ewidencja przychodów (JPK_EWP).
Struktura JPK_KR skierowana jest do podmiotów, które prowadzą pełną księgowość, a struktura JPK_MAG jedynie do przedsiębiorstw prowadzących gospodarkę magazynową (przy wsparciu oprogramowania). Struktura JPK_PKPIR przeznaczona jest dla przedsiębiorców, którzy prowadzą księgowość uproszczoną, a struktura JPK_EWP dla podmiotów rozliczających się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. O czym jeszcze warto wiedzieć?
Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT
Należy zauważyć, że wszystkie struktury, z wyjątkiem ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT), są przedstawiane na żądanie organów podatkowych, które chcą przeprowadzić tzw. e-kontrolę. Z kolei strukturę JPK_VAT, zgodnie z art. 82 ust. 1b ordynacji podatkowej, jest zobligowany przesyłać każdy przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, ze wskazaniem miesiąca, którego ona dotyczy. Do comiesięcznego składania JPK_VAT są również zobligowani przedsiębiorcy, który rozliczają się kwartalnie.
Jak wysłać JPK?
Szczęśliwie wysłanie jednolitego pliku kontrolnego do Ministerstwa Finansów nie należy do skomplikowanych czynności. Przede wszystkim można to zrobić za pomocą stworzonej przez Ministerstwo Finansów strony internetowej. Należy jednak pamiętać, że w przypadku obowiązkowych struktur ich wysyłka jest możliwa jedynie w sytuacji, gdy zostaną one opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto przedsiębiorcy mogą wysyłać JPK za pomocą własnego, odpowiednio zaktualizowanego oprogramowania księgowego.
Po wysłaniu JPK każdy przedsiębiorca jest zobligowany do pobrania tzw. urzędowego poświadczenia odbioru, znanego również jako UPO. Tego typu poświadczenie odbioru zostanie wystawione, jeżeli nastąpi prawidłowe przesłanie pliku kontrolnego. UPO gwarantuje, że plik kontrolny został przesłany, i jednocześnie stanowi dowód doręczenia dokumentu.
Przesyłanie struktur za pomocą nośników pamięci
Warto również zwrócić uwagę, że wszystkie struktury przedstawiane na żądanie organów podatkowych mogą być przekazane za pomocą informatycznych nośników danych. Dotyczy to wszystkich zbiorów danych podatkowych zawartych w JPK, z wyjątkiem struktury JPK_VAT. Struktura JPK _VAT jest obligatoryjnie przekazywana do Ministerstwa Finansów do 25. dnia każdego miesiąca wyłącznie drogą elektroniczną. Jak wygląda sytuacja w przypadku pozostałych zbiorów danych?
W przypadku pozostałych struktur zawartych w JPK możliwe jest użycie nośnika danych w postaci m.in. pendrive’a, karty SD czy płyty DVD. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 24 czerwca 2016 r. nośniki danych, na których znajdować się będą informacje podatkowe, muszą obowiązkowo spełniać określone wymagania. Przede wszystkim nośnik powinien gwarantować możliwość używania go w połączeniu z urządzeniami odczytującymi pochodzącymi od różnych producentów.
Ponadto dostarczony przez przedsiębiorcę nośnik pamięci wraz z zawartym w nim JPK powinien być odpowiednio oznaczony, tak aby nie było żadnych wątpliwości co do jego rodzaju i sposobu wykorzystywania. Ustawodawca przewidział również, że informatyczny nośnik danych musi być zdolny do przebywania w temperaturze od 18 do 22 stopni Celsjusza oraz przy wilgotności względnej powietrza w granicach od 40 do 50 proc.
Sankcje za niedostarczenie JPK
Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z aktualnym prawodawstwem nie istnieją odrębne sankcje dla przedsiębiorców, którzy nie przekazali JPK. Nie można jednak zakładać, że ze względu na brak odrębnych sankcji przedsiębiorca nie poniesie surowych konsekwencji. W związku z niedostarczeniem JPK do organów podatkowych mogą zostać nałożone kary, które wynikają z zapisów w kodeksie karnym skarbowym i ordynacji podatkowej.
Na podstawie art. 262 ordynacji podatkowej za niedopełnienie obowiązków w związku z wezwaniem organu podatkowego istnieje możliwość nałożenia kary porządkowej. W 2020 r. kara porządkowa wynosi 2800 złotych. Jeżeli po otrzymaniu kary porządkowej zobligowany do przesłania JPK przedsiębiorca nie wypełni swojego obowiązku, organ skarbowy może uznać, że ten udaremnia wykonanie czynności służbowych przez urząd lub dąży do utrudnienia ich wykonania.
W takim wypadku na przedsiębiorcę może zostać nałożona dużo poważniejsza kara. Zgodnie z przepisami zawartymi w kodeksie karnym skarbowym na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara w wysokości dochodzącej do 720 stawek dziennych. Stawka dzienna na 2020 r. wynosi od 86,67 złotych do 34 668 złotych. Oznacza to, że w skrajnych przypadkach na przedsiębiorcy grozi kara wielomilionowa. Najprostszym sposobem, aby nie martwić się JPK, jest współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym.